En fonctionnement normal les données de chaque utilisateur ne sont accessibles que par cet utilisateur. Il existe cependant une notion d’utilisateur responsable de groupe qui permet d’avoir accès à ces différentes données :

• Tout utilisateur doit être affecté à un groupe dit groupe d’affectation
• Tout utilisateur (pas nécessairement affecté à ce groupe) peut être défini comme responsable de ce groupe dans Kwartz-control.
• Ensuite, ce responsable aura accès à tous les fichiers du groupe par l’intermédiaire du serveur \\admin_groupes.

Par exemple :

• L’utilisateur e1 est affecté au groupe utilisateurs dont l’utilisateur resp est responsable.
• Lorsque resp est connecté au serveur kwartz (par exemple kwartz-server), il a accès au chemin réseau \\admin_groupes\utilisateurs.
• après ouverture de \\admin_groupes\utilisateurs par resp à l’aide de l’explorateur windows, il accède à tous les répertoires de ce groupe et en particulier les répertoires des utilisateurs affectés au groupe utilisateurs ainsi qu’aux répertoires public et commun. 
• Cet accès est autorisé en lecture et en écriture.
  Par contre le dossier privé pour chacun des utilisateurs ne sera pas accessible par le responsable du groupe.